Förfarande för interna klagomål
Vilka typer av missförhållanden omfattas av denna policy?
Riktlinjerna omfattar situationer där en person (både externt eller internt inom Mazars) väcker en oro för eventuell risk, tjänstefel eller förseelser som påverkar medarbetarna i företaget inom följande områden:
- Finans och redovisning,
- Mutor och korruption,
- Antitrust praxis,
- Fara för hälsa och säkerhet,
- Fara för miljön,
- Diskriminering och trakasserier.
Dessa situationer beaktas här som "oegentligheter". Riktlinjerna omfattar inte frågor eller klagomål som rör din egen personliga sysselsättning. Alla sådana frågor eller klagomål ska hanteras genom företagets klagomålsförfarande. Riktlinjerna berör inte heller risker, felbehandlingar eller förseelser inom något annat område än de som anges i detta avsnitt och/eller som berör personer som inte tillhör företaget, såsom kunder, leverantörer etc.
Skydd enligt dessa riktlinjer
Förfarandet för intern rapportering är frivilligt och Mazars anställda kan aldrig hållas ansvariga för att inte ha anmält en situation.
De anställda är inte skyldiga att bevisa de situationer som tagits upp inom ramen för dessa riktlinjer. En ärlig och rimlig misstanke om att överträdelse har eller sannolikt kommer att begås räcker.
Med förbehåll för bestämmelserna i avsnittet "Personlig Ansvar", kommer en anställd som tar upp en situation enligt dessa riktlinjer inte att vara i riskzonen för att förlora sitt jobb eller att det blir någon form av repressalier som följd. Förutsatt att den anställde agerar på ett ärligt och förnuftigt sätt spelar det ingen roll om anmälan inte är korrekt.
Mazars kommer inte att acceptera diskriminering eller trakasserier av personal som har tagit upp en situation enligt dessa riktlinjer. Alla påståenden om sådan behandling kommer att tas på stort allvar och utredas som potentiellt grovt tjänstefel enligt företagets disciplinära förordningar. Varje person som behandlar en kollega på detta sätt kan komma att avvisas utan förvarning och bli utan lön under uppsägningstiden.
Personligt Ansvar
Falska anklagelser enligt dessa riktlinjer utgör grovt tjänstefel och kommer sannolikt att leda till disciplinära påföljder och/eller åtal.
Vad gör du om du upplever en oegentlighet?
Om du upplever en oegentlighet kan du anmäla den genom formuläret nedan (lokala team kan inte ta del av eller ändra informationen).
Mazars Group Chief Compliance Officer [1] kommer endast att kontakta Mazars förvaltande råd eller dess oberoende ledamöter och, i den mån det behövs, Mazars internationella styrelse. Observera att alla personer som ansvarar för att ta emot och hantera dessa uppgifter är belagda med sekretess.
Det är viktigt att alla anställda känner sig trygga i att kunna rapportera en oegentlighet utan rädsla för repressalier. Därför kommer anklagelser om kränkande särbehandling i sådana situationer att tas på största allvar och disciplinära åtgärder kommer att vidtas mot de eventuella personer som gjort sig skyldiga till ett sådant beteende
Sekretess
Alla anmälningar enligt dessa riktlinjer kommer att behandlas konfidentiellt mellan den person som gjort anmälan, Mazars Group Chief Compliance Officer och, i den mån det behövs, andra personer som också blivit informerade. All information kommer att vara konfidentiell, inklusive anmälarens identitet.
Observera dock att en anmälan inte kan lämnas anonymt. Identitet måste uppges och kommer alltid att behandlas konfidentiellt. Identiteten kommer heller aldrig att avslöjas till den person som är föremål för anmälningen.
Beroende på vilken typ av anmälan som har gjorts kan företaget enligt lag vara skyldiga att lämna ut hela eller delar av informationen till tredje part. Anmälaren kommer i detta fall att informeras om vilka upplysningar som utlämnas.
Under utredningen av anmälningen får Group Chief Compliance Officer kräva ytterligare information. Anmälarens samarbete är därför avgörande för att en korrekt undersökning ska kunna ske.
När undersökningen är klar kommer anmälaren att få en rapport med resultaten. Om den anmälda situationen visar sig vara välgrundad kommer resultaten av undersökningen också att rapporteras till berörd avdelningschef som kommer att vidta lämpliga åtgärder.
Illasinnade anklagelser rörande Mazars verksamhet till externa personer kommer att betraktas som grovt tjänstefel och undersökas under företagets disciplinära förordningar. Varje person som kommit med en sådan anklagelse kan komma att avvisas utan förvarning och utan lön under uppsägningstiden.
Dokumentation
Alla inkomna anmälningar kommer att lagras centralt av Mazars Group Compliance Officer, som även kommer att rapportera resultatet av anmälningarna till VD för respektive land samt oberoende styrelseledamöter.
Anmälningar som inte faller in i ramen för dessa riktlinjer kommer att förstöras eller registreras i ett separat system. De anmälningar som faller inom ramen för dessa riktlinjer, men som inte resulterar i disciplinära eller rättsliga åtgärder, kommer inte att lagras i mer än två månader. De anmälningar som leder till disciplinära eller rättsliga åtgärder kommer att behållas tills ärendet är uppklarat.
Mazars använder alla tillämpliga säkerhetsåtgärder för att säkerställa skydd av den information som samlas i samband med förfarandet för externa klagomål i enlighet med denna sekretesspolicy och de bestämmelser som gäller.
Rätt till tillgång och korrigering
Du har rätt att få tillgång till, göra invändningar och korrigeringar av uppgifter som berör dig och begära att de ändras eller raderas om de är felaktiga, ofullständiga eller föråldrade, i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar. För att utöva denna rätt, vänligen använd kontaktformuläret nedan.
[1]Jean-Luc Barlet är från och med januari 2015 Mazars Group Chief Compliance Officer.